POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

COUTOT-ROEHRIG, en un marco de sociedad numérica, concede un lugar destacado a la protección de los datos personales. Esta nota quiere dar las informaciones necesarias sobre cómo COUTOT-ROEHRIG, sociedad con sede en Bulevar Saint-Germain, 21 en PARÍS (75005), entiende proteger los datos personales.

Al amparo del RGPD[1] y de la Ley Informática y Libertad modificada (LIL), comunicamos que somos responsables de recopilar y de tratar los datos personales que utilizamos en el desarrollo de nuestras actividades a continuación.

La presente nota da informaciones sobre los datos que recopilamos, sobre cómo los conseguimos, con qué objetivo se recopilan, las personas a las que puedan ser transferidos, el periodo de conservación de los mismos y sobre los diferentes derechos que pueden ejercer las personas según la reglamentación citada supra.

Actualización del 01/07/2020 

1. ¿Quién es el responsable del tratamiento?

El responsable del tratamiento es:

COUTOT-ROEHRIG SA
Bulevar Saint-Germain, 21
75005 PARÍS
01 44 41 80 80

2. ¿Con qué finalidad tratamos los datos personales?

Recopilamos y utilizamos datos personales estrictamente necesarios para la ejecución de las misiones que nos encargan en el ámbito de nuestras actividades de:

    • Búsqueda de herederos a petición de un mandante.
    • Gestión de sucesiones en calidad de mandatarios de los herederos.
    • Búsqueda de beneficiarios de las cuentas no reclamadas y de los contratos de seguro de vida en desherencia, según la ley Eckert[2].
    • Verificación de la transmisión hereditaria.
    • Investigación sobre el origen de las propiedades de los bienes vacantes.
    • La optimización y la fiabilidad de los datos.

3. ¿Cuáles son los fundamentos jurídicos de nuestro tratamiento de datos personales?

Según el artículo 6 del RGPD, el tratamiento de datos se basa en:

  • Una base contractual para la revelación de sucesiones, de activos o justificaciones de derechos, los mandantes de representación de los herederos.
  • La satisfacción de nuestros intereses legítimos tales como:
    • La ejecución de un mandato otorgado por una notaría, por un banco, por una compañía de seguros o por cualesquiera personas con un interés directo y legítimo.
    • La conservación de la prueba de la liquidación de una sucesión o de otras operaciones de liquidación de sucesión.
    • La gestión de los bancos de datos y de los archivos que facilitan la investigación genealógica.

4. ¿Cuáles son los datos personales que tratamos en el marco de nuestras actividades?

Durante la realización de nuestra misión, debemos recopilar diversas categorías de datos personales sobre los herederos, sus familias y sobre los mandantes.

Se trata de las siguientes informaciones:

  • Datos de identificación y de contacto.
  • Comprobante de identidad.
  • Situación familiar.
  • Parentesco con el heredero.
  • Estado civil completo (partidas …)
  • Datos financieros relativos a la liquidación (Resumen de cuenta …)

Solo tratamos el dato relativo a la salud vinculada con una discapacidad eventual, con el consentimiento previo de la persona interesada, únicamente cuando sea necesaria para la liquidación de una sucesión y para considerar las deducciones tributarias y otras relacionadas.

5. ¿Cómo recopilamos los datos personales?

Los datos que tratamos pueden recopilarse directamente de las personas interesadas mediante nuestro formulario de contacto en nuestra página web o nuestra ficha de datos familiares.

Se recogen también de forma indirecta por uno de los miembros de la familia de la persona interesada que ha cumplimentado nuestra ficha de datos familiares o, por nuestras bases de datos internas elaboradas a partir de documentos administrativos que se comunican libremente, y de documentos adquiridos de forma lícita de terceras personas, en particular:

  • Las Bases locales de archivos (registros civiles, tablas decenales …)
  • Las bases de obituarios en la prensa.
  • Los datos hipotecarios.
  • Las bases de nacimientos y defunciones del INSEE.
  • Los ficheros de filiación.
  • Las bases del censo de la población.
  • Los registros matrículas.
  • El registro (datos de sucesión y ausencia), tablas de sucesión.
  • Los listines telefónicos.
  • Los ficheros electorales antiguos.
  • Un extracto del SIV (Sistema de Inmatriculación de Vehículos).

La sociedad COUTOT-ROEHRIG está reconocida (licencia n. 2019-165 con fecha 22 de octubre de 2019) por el Ministerio del Interior (Art. L.330-5 del código de circulación) y dispone de una licencia que le autoriza para realizar un tratamiento de datos personales recuperados del SIV con fines de investigaciones y prospecciones comerciales.

6. ¿Quiénes son los destinatarios de los datos personales?

Para cumplir los objetivos anteriores, podemos comunicar los datos personales únicamente:

  • Internamente: A los colaboradores habilitados para realizar el tratamiento de los datos personales y comprometidos en mantener la confidencialidad.
  • A nuestros subcontratistas y mandantes:
    • Los colaboradores, los prestatarios de servicios y subcontratistas que realizan actividades por nuestra cuenta, en particular los corresponsales que realizan investigaciones en el extranjero por nuestra cuenta, los agentes privados para la búsqueda y la localización de una persona, o cualquier otro mandante que tenga un interés directo o legítimo en la identificación de herederos o en la liquidación de una sucesión.
    • El INSEE para la identificación de las defunciones del Repertorio Nacional de Identificación de las Personas Físicas.
    • Los notarios, los bancos y las compañías de seguro que nos encomiendan una misión.
  • A nuestros prestatarios informáticos: en caso de necesidad (mantenimiento, reparación)
  • A terceros limitativamente establecidos:
    • Los órganos públicos previa solicitud y dentro de las condiciones previstas por la ley.
    • Las profesiones reglamentadas tales como abogados, notarios y auditores de cuentas.

7. ¿Cuál es el marco reglamentario que define la transmisión de datos fuera del Espacio Económico Europeo?

Dentro de nuestras actividades, podemos realizar investigaciones genealógicas fuera del espacio económico europeo. Esto supone a veces que tengamos que comunicar datos personales fuera del Espacio Económico Europeo.

  • Si la Comisión Europea ha dictado una decisión de adecuación que permite otorgar a este país el reconocimiento de un nivel de protección de datos personales equivalente al nivel del Espacio Económico Europeo, los datos serán transferidos con esta base.
  • Si el nivel de protección no ha sido reconocido como adecuado por la Comisión Europea, aplicamos con nuestros colaboradores regulares, unas garantías apropiadas para asegurar la protección de los datos personales, particularmente con modelos de cláusulas contractuales. Para tener informaciones complementarias, proponemos que nos envíen una petición por escrito.
  • En el caso de comunicaciones puntuales con nuestros colaboradores, cuando sea necesario y en beneficio de las personas interesadas por las investigaciones genealógicas, las transmisiones pueden fundamentarse en el artículo 49.1 del RGPD relativo a las derogaciones en situaciones particulares. Para tener informaciones complementarias, será necesario enviarnos una petición por escrito.

8. ¿Cómo protegemos los datos personales?

Como responsable del tratamiento de datos, COUTOT-ROEHRIG toma todas las medidas necesarias para mantener la seguridad y la confidencialidad de los datos, impedir que estén dañados o que terceras personas no autorizadas puedan acceder a ellos. Con este fin, hacemos todo lo posible para garantizar la seguridad física de los inmuebles donde se encuentran nuestros sistemas informáticos.

Creamos medidas de organización y técnicas apropiadas. Generalmente, procuramos proteger los datos personales teniendo en cuenta la sensibilidad de las informaciones y los riesgos potenciales inducidos por el tratamiento de los datos. Creamos cualquier medio útil para garantizar la confidencialidad, la integridad, la disponibilidad y la resiliencia de los datos. Procuramos conservar los datos en unos sistemas de información que ofrecen un nivel de seguridad apropiado, con acceso protegido, restringido y registrado y pactamos acuerdos de confidencialidad estrictos con las personas que participan en el tratamiento de los datos por nuestra cuenta.

Nos aseguramos que todos los miembros de la plantilla y todas las personas que participan en el tratamiento de los datos, respeten el conjunto de las reglas de protección de datos y se comprometan a mantener la confidencialidad de los mismos. También garantizamos el respeto por parte de nuestros subcontratistas y colaboradores, de las reglas en materia de protección de datos personales.

9. ¿Por cuánto tiempo se conservan los datos personales?

Para cumplir con los objetivos anteriormente mencionados, conservamos los datos personales de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

Los datos genealógicos (registros civiles y coordenadas) recopilados durante nuestras actividades de genealogía hereditaria y de búsqueda de beneficiarios de contratos de seguro de vida no reclamados y de cuentas bancarias en desherencia, pueden conservarse durante 75 años después del cierre de los expedientes y documentos relacionados, para facilitar futuras investigaciones en el caso de un nuevo mandato. Estos datos no se difunden; los genealogistas de COUTOT-ROEHRIG son los únicos con acceso a ellos para realizar investigaciones.

Más allá de este periodo, los datos conservados por COUTOT-ROEHRIG son los datos accesibles mediante consulta del registro civil por cualquier ciudadano, de conformidad con la ley n. 78-753 de 17 de julio de 1978, del libro III del código que rige las relaciones entre el público y la administración (CRPA), y que establece el principio de libertad de acceso a los documentos administrativos.

Los datos personales recopilados durante nuestras actividades para garantizar la fiabilidad y la optimización de los datos, se conservan por un año después del cierre del expediente y se archivan durante cinco años en archivos intermediarios con fines contenciosos.

10. ¿Cuáles son los derechos de las personas y qué modalidades pueden ejercer?

Según la Ley “Informática y Libertad” de 6 de enero de 1978 modificada y el Reglamento Europeo 2016/679 de 27 de abril de 2016 sobre protección de las personas físicas con relación al tratamiento de los datos personales, las personas tienen un derecho de acceso a y de rectificación de sus datos, así como un derecho de oposición, de limitación al tratamiento, a la portabilidad y a la supresión en las condiciones del Reglamento Europeo.

Las personas pueden ejercer todos estos derechos enviando un correo postal junto con un comprobante de identidad, a la atención de:

COUTOT-ROEHRIG
Dirección Organización y Calidad
Bulevar Saint-Germain, 21
75005 PARÍS

En cuanto a los datos recopilados del SIV (Sistema de Inmatriculación de Vehículos), las personas pueden ejercer su derecho de acceso directamente ante el Ministerio del Interior: delegueprotection-donnees@interieur.gouv.fr. El artículo R.330-11 del código de circulación estable que las personas interesadas tienen derecho a oponerse a la comunicación de sus datos a terceros, para su reutilización con fines de investigaciones y prospecciones comerciales. Pueden ejercer este derecho ante el Ministerio del Interior por correo electrónico en: https//immatriculation.ants.gouv.fr, secciones “Acceder a mi espacio/Mi espacio vehículo/Hacer una nueva petición/Quiero hacer otra petición/indicar un cambio de mi situación personal/modificar mi derecho de oposición”. Para cualquier consulta sobre el ejercicio de los derechos, o consulta relativa al tratamiento de los datos en este dispositivo, se puede contactar con el delegado para la protección de datos del Ministerio del Interior, con las siguientes coordenadas: por correo electrónico: delegue-protection-donnees@interieur.gouv.fr; por correo postal: Ministerio del Interior, a la atención del delegado para la protección de datos, Plaza Beauvau, 75800 París Cedex 08.

En caso de necesidad y después de contactar con nosotros, las personas pueden presentar una reclamación ante la Comisión Nacional de Informática y Libertad.

La sociedad COUTOT-ROEHRIG ha nombrado a un delegado para la protección de datos, con esta dirección de contacto: dpo@coutot-roehrig.com para pedir cualquier información.

Nos reservamos el derecho de modificar o de adaptar nuestras medidas de seguridad y de protección de datos, particularmente debido a evoluciones tecnológicas, técnicas o reglamentarias. Las personas serán informadas en nuestra página web www.coutotroehrig.com y podrán directamente tener conocimiento de la última versión.

[1] REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril de 2016 sobre protección de las personas físicas en cuanto al tratamiento de los datos personales y a la libre circulación de estos datos.

[2] La ley relativa a las cuentas bancarias inactivas y a los contratos de seguro de vida en ….., la ley Eckert, es una ley francesa que fue promulgada en junio 2014. Es la consecuencia lógica del control por parte del Estado, que empezó en el año 2008, de la gestión de las cuentas bancarias inactivas.